Точний розрахунок: як сучасні технології допомагають управлінню кадрами

Агрокомпанії нерідко стикаються з проблемою своєчасного, коректного та прозорого висвітлювання  розрахунків відрядної зарплатні сезонним працівникам. Агрохолдинг «Мрія» винайшов свій метод ефективного управління витратами, запровадивши табельну  автоматизовану систему (так звану табелеграму), яка з успіхом застосовується робітниками на місцях. Про те, яким чином  це  працює, а  також про особливості нової технології  розповідає ІТ директор «Мрія Агрохолдинг» Андрій Чепіга.

Навіщо рахувати по-новому?

Ідея розробки автоматизованої системи для ефективного нарахування зарплатні у «Мрії» з’явилась ще три роки тому, аби щоденно інформувати виробників, які задіяні у виробничому процесі про нарахування їхніх заробітків.  У компанії є корпоративна мережа, втім далеко не всі працівники Агрохолдингу можуть бути фізично до неї підключені, приміром, це стосується механізаторів та інших працівників, які більшість свого часу проводять у полях, часто  не маючи доступу до комп’ютерів та мережі Інтернет. Водночас, працівники, які працюють за відрядною системою досить часто не розуміли складні принципи нарахування їм певних коштів за виконану роботу.  Отримуючи зарплатню «по факту» у кінці місяця подекуди траплялись непорозуміння і  механізатори та агрономи намагались довести, що приміром працювали більше, аніж показують запроваджена нами система GIS та GPS, а також «Планшет Агронома» (про який Agravery.com уже неодноразово розповідав).  На певний час про ідею забули, зайнявшись іншими проектами, а наприкінці минулого року знову спробували повернутись до цього питання. Не знайшовши відповідного запитам готового рішення, у ІТ департаменті «Мрії» розробили власний пристрій, умовно назвавши його Інфобоксом. На цю розробку у програмістів «Мрії» пішло близько 4 місяців і ще десь місяць – на встановлення обладнання.  

Інфобокс -  власний пристрій, розроблений в  ІТ департаменті «Мрії».

Читайте також: Арбітр GAFTА: Швидше за все, ми побачимо сезон технічних дефолтів агрокомпаній

Як це працює?

Табелеграма – це, фактично, звіт у електронному вигляді, який містить усі дані щодо нарахування коштів (зарплатні) по будь-якому із працівників компанії за конкретний, обраний ним період часу. Приміром механізатор, працюючи на сільгосптехніці у полі протягом дня, може робити для себе помітки про роботу та здійснені ним операції у паперовому вигляді, а потім на наступний день звірити їх із електронними даними, які отримала система завдяки даним GPS і які відображені у табелеграмі. Таким чином, працівник може самостійно контролювати правильність нарахування йому заробітної платні, і робить взаємостосунки робітника та Агрохолдингу більш прозорими і зрозумілими – він точно знає, за який саме обсяг  виконаної роботи йому нараховано аванс та зарплатню.

Оскільки робота над створенням програми проводилась «знизу вверх», це допомогло уникнути суттєвих розбіжностей та неточностей у роботі – програмісти намагались по-максимуму врахувати побажання робітників на місцях ще на старті роботи над програмою.  Проводились спеціальні опитування, у якому вигляді було б зручно отримати дані про нарахування коштів. Те, що вийшло у результаті, Андрій Чепіга називає фактично ідеальною системою – нею просто та легко користуватись навіть, без попереднього інструктажу та підготовки.

Читайте також: Сергій Українець: Держава взагалі не зацікавлена в українських інвесторах 

Для того, аби працівники змогли мати постійний доступ до табелеграми, програмісти вмонтували її у спеціальні термінали (інфобокси), що розташовані на ключових базах підприємства, у кластерах. Вони мають вигляд на зразок  відомих терміналів «Приват24» від «Приват Банку». Механізатор може скористуватися інфобоксом, ввівши на екран замість логіну свій номер мобільного телефону та код перевірки, який прийде на мобільний у вигляді смс, а далі система автоматично «підтягує» дані з головної бази та облікового запису (так званий «Особистий кабінет»), у якому розміщені усі дані щодо виконаних працівником техоперацій протягом певного періоду часу робіт – за день, тиждень чи місяць. На момент розрахунку із працівником – авансу чи зарплатні,  він уже може знати заздалегідь зароблену ним за місяць суму. Якщо фахівець бачить певні розбіжності у нарахуванні, він може відразу звернутися до агронома, обліковця чи керівника кластеру із проханням пояснити ситуацію, а не робити це постфактум, уже після нарахування їх на зарплатну картку.

Чепіга говорить, що новація обійшлась підприємству відносно недорого – адже сторонніх фахівців до розробки табелеграми не залучали – обійшлись силами своїх програмістів. На інфобоксах також зекономили – купували не готовий (який коштує 20-25 тис. грн за один), а вирішили робити самостійно – окремо купували залізні корпуси інфобоксів, монітори із сенсорними екранами, а системні блоки були у наявності. Таким чином один інфобокс обійшовся «Мрії» менш 10 тис. грн.

Які результати?

За словами опитаних Agravery.com кадровиків та бухгалтерів «Мрії», введення табелеграми у травні цього року суттєво зменшило кількість звернень та скарг працівників щодо можливого некоректного нарахування коштів – дані усіх працівників холдингу є у системі і майже 90% працівників успішно та регулярно нею користуються. Табелеграма зменшила навантаження на бухгалтерів підприємства – усі дані є систематизованими і у електронному вигляді – тож розрахунки  стали більш оперативними. Є сподівання, що  прозорі стосунки між Агрохолдингом, як роботодавцем та робітниками стимулюватимуть останніх до більш продуктивної роботи – вони більше довірятимуть одне одному.

Як будуть вдосконалювати?

Андрій Чепіга розповідає, що наразі у «Мрії» працює 15 інфобоксів, і цієї кількості достатньо аби охопити усіх працівників підприємства. У найближчому майбутньому табелеграму суттєво удосконалять і доповнять новими функціями. На сьогодні дані табелеграми  уже доступні на «Планшеті агронома». Агроном та  механізатор можуть побачити обсяг робіт (у гектарах) виконаний останнім на полі, єдине, що через конфіденційність не зможуть побачити зароблену суму (вона доступна тільки у інфобоксі).

Читайте також: Тамара Підберезняк: Після обмеження контролю зараження складів збільшилось на 10-15%

Також ІТ-фахівці працюють над тим, аби через інфобокс можна було подавати заявки від працівників – у найближчому майбутньому таким чином можна буде подавати заявку на відпочинок. А ще, програмісти хочуть, щоб інфобокси автоматизували прийом документів нового працівника на роботу. Інфобокси обладнають спеціальними веб-камерами, які фотографуватимуть  «новачка» та його документи (паспорт, ідентифікаційний номер тощо), він повинен буде у електронному вигляді заповнити спеціальні форми, які у автоматичному режимі передаватимуться до центрального відділу кадрів, у якому уже будуть заводити на працівника «Особисту справу». Це допоможе суттєво зекономити і ресурси підприємства, і час самого  працівника на «паперову тяганину». У «Мрії» переконані, що такі технологічні новації можуть легко прижитися і у інших підприємствах, більше того – готові ділитися досвідом і разом створювати нові ще більш ефективні рішення.

фото: прес-служба агрохолодингу "Мрія"