Секрет фірми: як організувати роботу на молочній ферми

Існує чимало факторів, які роблять молочну ферму успішною: сучасне обладнання, програма відтворення, здорові високопродуктивні тварини, програма годівлі тощо. Але вони нічого не варті без працівників, які відіграють у виробничому процесі основну роль. Такої думки дотримуються власники «Ларсон Ейкрез» — сімейної ферми на півдні штату Вісконсін, на якій молоко виробляють понад дев’яносто років.

Історія «Ларсон Ейкрез» почалась із кількох корів, а в 1996-му їх було близько сотні. Брати Ед і Майк вирішили розширюватись: наростити поголів’я, побудувати корівники з безприв’язним утриманням, установити доїльну залу. І вчинили дуже обачно — перш ніж робити кардинальні зміни, відвідали цілу низку великих молочнотоварних ферм, щоб з’ясувати, з якими проблемами можуть зіткнутись на своєму шляху. Що помітили? Найважче змусити найманих працівників виконувати роботу правильно і вчасно. Власники усвідомили, що управління персоналом є важливою умовою розвитку молочного бізнесу та розширення ферми.

На сьогодні дійне стадо в «Ларсон Ейкрез» нараховує 2800 корів із середньорічним надоєм більше 15000 кг молока на голову. А ключем до успіху, як і два десятки років тому, тут вважають людей, які добре виконують свою роботу. Їх у господарстві 76, і про них дбають.

Головний урок, засвоєний Ларсонами: якщо робота виконана неправильно, то причину слід шукати не в робітникові, а в організації й управлінні. З цією думкою вони працювали, розвиваючи й удосконалюючи своє молочне виробництво.

Ще багато років тому родина визначилась із основними цілями у веденні молочного бізнесу:

• постійно та своєчасно дбати про кожну корову;
• досягнути максимальної продуктивності та ефективності;
• мати постійних працівників;
• надати працівникам можливість кар'єрного росту;
• управляти коровами, а не гаяти час на «латання дірок» у кадровому питанні.

Щоб досягти цього, перш за все потрібна правильна організаційна структура виробництва.

Організаційна структура

Її розробляють на основі процесів, що відбуваються на фермі. Усе виробництво ділять на блоки (підрозділи), у кожному призначають менеджера. Організаційна схема чітко визначає всі процеси та спонукає команду виконувати їх. Це ніби мапа ферми (див. схему 1), яка дає можливість працівникам краще розуміти, де місце кожного, і ніхто не повинен «випасти» з цієї структури.

Схема слугує своєрідним командним ланцюгом ферми, забезпечує підзвітність працівників та покращує контроль. 

Схема 1.

Організаційна схема «Ларсон Ейкрез»

Джерело: презентація Ліндела Вайтлока «Працівники — наш головний капітал», Східноєвропейський молочний конгрес, 2016.

На «Ларсон Ейкрез» сформували команди, які мають певні функції і відповідальність у конкретних блоках. Важливо сприяти командній роботі і поважати ланцюг підпорядкування. Щосереди проводяться збори менеджерів підрозділів, кілька годин обговорюють усе, що відбувається на фермі, адже вважають, що спілкування дуже важливе.

Цілі та завдання

Коли організаційна схема готова, наступний крок — визначити цілі та завдання для всіх процесів. Вони вказуватимуть на те, що потрібно зробити і коли, та цілі, яких має досягнути команда. За допомогою цілей вимірюється успіх чи невдача кожного процесу. Звісно, вони мають бути досяжними. Їх слід періодично аналізувати. На схемі 2 зображено лист цілей та завдань доїння на «Ларсон Ейкрез». Тут вказано час роботи кожної зміни, чіткі завдання та цілі, до яких потрібно рухатись. Зверніть увагу: в листі не вказано кількість молока як мету, а лише специфічні, вимірювані показники.

Схема 2.

Лист цілей та завдань доїння на «Ларсон Ейкрез»

Джерело: презентація Ліндела Вайтлока «Працівники — наш головний капітал», Східноєвропейський молочний конгрес, 2016.

Протоколи

Після того, як визначено цілі та завдання, розробляються протоколи —  інструкції з виконання завдань. Вони дуже важливі для того, щоб завдання щоразу виконувались правильно. На «Ларсон Ейкрез» кожен працівник має копію протоколу і вона лежить біля його робочого місця (див. схему 3). Проводяться регулярні тренінги — для певності, що працівники все вміють і знають.

Схема 3.

Дерево прийняття рішень про ШО на основі візуального визначення охоти

Джерело: презентація Ліндела Вайтлока «Працівники — наш головний капітал», Східноєвропейський молочний конгрес, 2016.

Завдяки протоколам рішення приймають працівники, а не менеджери. І не варто боятись, що вони робитимуть помилки. Усі працівники помиляються. Варто сприймати їхню помилку як досвід, який більше ніколи не повториться. Причиною неправильного виконання працівником процедури може бути одна з таких проблем:

1. Людина не підходить для тієї чи іншої посади. Вона не має потрібних навичок для виконання певної роботи, недостатньо терпляча і, відповідно, недостатньо дбає про тварин. На американській фермі, в першу чергу, спостерігають за новими працівниками, їхнім ставленням до тварин. Якщо людина гарно ставиться до тварин та роботи, має бажання навчатись та розвиватись, то, звісно, тут завжди готові навчити.   
2. Брак ресурсів призводить до того, що від робітника вимагають робити те, що він не може.
3. Працівник не знає, як виконувати роботу. Навчання і тренування є запорукою того, що працівник знає, що робить. Спочатку жоден не знає, як правильно виконувати роботу. Тому слід показати, навчити, пояснити.
4. Працівник не розуміє, як його робота впливає на інших чи виробництво загалом.

Часто, зіткнувшись з однією зі згаданих проблем, працівник починає ставитись байдуже до роботи, що точно не сприятиме успіху на фермі чи командній роботі інших. Байдужий працівник не може бути продуктивним.

Моніторинг

Слід регулярно контролювати діяльність підлеглих. По-перше, це дає змогу визначити, коли і де виникла проблема, та швидко її ліквідувати. По-друге, допомагає визначити продуктивність і забезпечує відповідну реакцію персоналу на продуктивність праці. Крім того, моніторинг забезпечує зворотний зв’язок. Якщо працівника не помічають і не хвалять, то він починає вважати, що його робота неважлива, непотрібна і не має значення. Не шкодуйте слів похвали і подяки, якщо людина добре виконує свою роботу. Більше того, контроль дає можливість визначити, чи проблема системна, чи пов’язана з персоналом. 80% проблем на фермі трапляються саме через персонал.    

Навчання персоналу

Коли у «Ларсон Ейкрез» беруть на роботу нового працівника, то роблять дві речі:

1. — представляють його кожному менеджеру, що дає змогу почуватись цій людині частиною «родини»;
2. — показують усе устаткування і як воно працює, щоб нова людина зрозуміла, наскільки важливим є кожен процес.

Далі новачка навчають. Навчання персоналу збільшує моральне задоволення та задоволення роботою. Працівник упевнений, що правильно виконує свої обов’язки, і почувається щасливішим. Крім того, навчання збільшує мотивацію та підвищує ефективність. Адже чим краще працівник працює, тим більше заробляє грошей. За допомогою навчання персоналу запроваджуються нові технології та методи. Коли працівники навчені, це робити набагато легше. Ну і, звісно, воно зменшує плинність кадрів та піднімає імідж господарства.

10 порад управління працівниками від Ліндела Вайтлока:

1. Ретельно добирайте нових працівників.
2. Установіть стандарти для кожного робочого місця.
3. Навчайте.
4. Заохочуйте і хваліть хороших працівників.
5. Звільняйте поганих.
6. Вимагайте від працівників віддачі.
7. Спілкуйтеся, спілкуйтеся і ще раз спілкуйтеся.
8. Усувайте проблему одразу, не відкладайте на потім.
9. Розвивайте процеси.

Рекрутинг та створення команди працівників — дуже важливий фактор для загального успіху підприємства. Ферми з великою плинністю кадрів витрачають час на пошук і навчання персоналу, а на корів лишається зовсім мало часу. Дослідження показують, що ефективна програма орієнтації і комплексна програма підготовки — два інструменти, які потрібно використовувати з новими співробітниками. Якщо працівник почувається комфортно на фермі та розуміє свою позицію, шанси, що він не звільниться, зростають. Працівники не змінюватимуть роботу, якщо їм забезпечать навчання та комфортні умови праці.

Якими можуть бути побажання найманих працівників до своєї роботи? Одне з опитувань показало, що перелік потреб був досить короткий. Серед побажань не було нічого, чого не можна було б забезпечити на будь-якій фермі:

• Порядок на робочому місці. Вони хочуть знати, яка у них робота, хто їх контролює, коли роботу потрібно виконати та якого виконання від них очікують.
• Повага.
• Більше можливостей. Працівники хочуть мати змогу брати на себе більшу відповідальність та приймати рішення.

З боку менеджерів дуже важливо зробити усе, щоб забезпечити основні потреби працівників, мотивувати їх та усвідомлювати, що працівники бажають бути успішними на своїй посаді.

Існує кілька основних правил для управлінців, які допомагають розвивати ефективну та вмотивовану команду:

Правило 1. Менеджер повинен пояснити цілі та методи виробництва, що застосовуються на фермі. Встановлення чітких цілей та завдань підвищує продуктивність працівників.

Правило 2. Менеджер повинен визнавати важливість працівника та його роль в успішності ферми. Визнання співробітника є хорошою мотивацією.

Правило 3. Спілкування менеджерів та працівників дуже важливе. Спілкування — це не лише настанови, але й уміння слухати підлеглого. Спілкування між менеджером та працівником розвиває успішну команду.

Правило 4. Потрібно довіряти працівникам. Дозвольте їм приймати деякі рішення, але водночас перевіряйте продуктивність. 

Правило 5. Необхідно встановити зв’язок із працівниками. Інформуйте їх про зміни, які ви бажаєте здійснити. Будьте впевнені, що працівники бажають знати про досягнення на фермі та максимально залучайте до різних видів діяльності, які допомагають удосконалювати відносини між менеджером та працівником.

Не можна досягти результату на фермі без належної годівлі, відтворення, підтримання здоров’я стада тощо. Але в жодному разі не слід забувати, що люди виконують усю роботу. Тому вони в топ-цінностях на фермі. Навчений і лояльний персонал, а також уміння ним управляти — запорука сталого прогресу господарства.

Ліндел Вайтлок, ​незалежний консультант зі США на прикладі молочнотоварної ферми Larson Acres (по матеріалах журналу "Молоко та ферма")

фото: dairyherd.com, stonemillconst.com