Як електронний документообіг допомагає економити

Вартість паперу

Для паперових документів, зрозуміло, потрібний папір. У середньому вартість упаковки 500 аркушів паперу формату А4 коштує 100 гривень. Наприклад, один офісний працівник витрачає на рік 5000 аркушів паперу — це 1000 грн. на одного співробітника.

2000 сторінок — ресурс картриджу для лазерного принтера, який коштує 1500 грн. Виходить 3750 грн.

Якщо в компанії працює 50 людей, то це 237 500 грн. на рік тільки на папір і принтер.

З електронними документами ці кошти заощаджуються та направляються на розвиток компанії, що допоможе ще більше заробляти та розвивати ринок.

Пошта

Паперовий документообіг — це користування поштою. Майже кожен документ треба відправити на підпис і забрати назад. Вартість доставляння «Новою поштою» в середньому становить 30 грн. в одну сторону (тобто за один документ необхідно буде сплатити приблизно 60 грн.). А це ще займе час — мінімум, два дні. Якщо доставляти документи кур'єром, то вартість буде дорожчою — від 100 гривень у дві сторони.

Якщо на місяць треба підписати 50 документів, то це становить, мінімум, 3000 гривень лише за доставлення. Або 36 тис. гривень на рік.

Якщо не користуватися поштою, то клієнти будуть змушені гаяти свій час та ресурси на те, щоби діставатися до вашого офісу. А це вже поганий клієнтський досвід.

З електронним документообігом таких проблем просто немає. Доставлення буде безкоштовним та моментальним.

Зберігання та утилізація

Що більша компанія, то більше приміщення необхідне для зберігання архіву паперових документів. А це додаткова плата за оренду або додаткового, або більшого офісу.

Співробітники також витрачають свій робочий час на оптимізацію та пошук документів у паперовому архіві.

Якщо один офісний співробітник використовує 40 аркушів паперу на день, то приблизно половину з них він викидає. Це недоцільне використання ресурсів, яке погано впливає на довкілля та екологію.

З електронним документообігом не треба винаймати додаткові приміщення, необхідний документ можна знайти за кілька секунд і не треба нічого викидати.

Час співробітників

Через паперові документи робочий час співробітників компанії також використовується нераціонально. Їм доводиться довго шукати документи, забирати їх з архіву та відносити назад, «воювати» з колегами за принтер тощо.

Замість того, щоби зосередитися на виконанні своїх безпосередніх завдань, вони змушені думати про те, що робити з документами.

Впровадження електронного документообігу неабияк допомагає в оптимізації робочого часу та спрямовує його на ефективне та швидке вирішення їхніх завдань та цілей.

Яку систему ЕДО обрати

В Україні вже працюють системи електронного документообігу, які можут допомогти значно зекономити свій час і ресурси та спрямувати їх на розвиток і збільшення прибутку.

Наприклад, Deals. Система збільшує кількість вчасно погоджених документів, а також скорочує час підготовлення та погодження документів у кілька разів.

Сервіс Paperless допомагає обмінюватися документами в електронній формі. А Megapolis. DocNet організовує систему ЕДО в компаніях будь-якого рівня і сфер діяльності, підприємств та організацій.

Висновок

Впровадження електронного документообігу дає змогу економити на послугах пошти, вартості паперу та експлуатації принтеру, оптимізує та покращує робочий час працівників, дає змогу не марнувати гроші на зберігання архіву та економить, крім грошей, ваш час.